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Jubiläum

Großveranstaltung im Gürzenich Köln planen: Wie aus 1.500 Gästen ein gemeinsames Erlebnis wird

Wie wir für ein 70-jähriges Jubiläum im Gürzenich Köln ein Raum- und Ablaufkonzept entwickelten, das 1.500 Gäste durch den Abend führte und Begegnungen förderte.

Wie plant man ein Firmenjubiläum für rund 1.500 Menschen, ohne dass sich der Abend wie eine anonyme Großveranstaltung anfühlt?

Vor dieser Aufgabe standen wir 2023 bei einem 70-jährigen Jubiläum einer bundesweit tätigen Organisation im **Gürzenich Köln** - auch bekannt, als die „gute Stube“ Kölns.

Das Ziel der Veranstaltung war ebenso einfach wie anspruchsvoll: Danke sagen, Menschen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenbringen, gemeinsame Erfolge würdigen und anschließend miteinander feiern.

Unsere Arbeit begann deshalb nicht mit Blumen, Mobiliar oder Tischdekoration.

Sie begann mit der Frage: Wie muss eine Location dieser Größenordnung funktionieren, damit aus rund 1.500 Gästen trotzdem ein gemeinsamer Abend entsteht? Wir starteten mit einer Locationbesichtigung und machten uns einen Überblick über Dimensionen, Räume und Herausforderungen wie Denkmalschutz.

Eine große Eventlocation braucht ein klares Raumkonzept

Der Gürzenich mitten in Köln ist eine beeindruckende Location – und gleichzeitig eine planerische Herausforderung. Unterschiedliche Säle, Foyers, Treppen, Ebenen und Nebenräume bieten viele Möglichkeiten. Diese Möglichkeiten müssen aber sinnvoll miteinander verbunden werden.

Für uns war schnell klar: Wir wollten nicht versuchen, alle Gäste dauerhaft in einem einzigen Raum zu halten.

Stattdessen entwickelten wir ein lockeres Raumkonzept, das nahezu das gesamte Haus einbezog.

Großer Saal, Kleiner Saal, Marsiliussaal und die verschiedenen Foyerflächen erhielten unterschiedliche Funktionen. So entstanden Bereiche für Programm, Dinner, Gespräche, Lounge, Party und Rückzug.

Ein Event wird in Bewegungen gedacht

Wo kommen die Gäste an? Wohin gehen sie zuerst? Wo geben sie ihre Garderobe ab? Wie verteilen sie sich anschließend im Gebäude? Wo entstehen Engpässe? Und wie finden sie später den nächsten Programmpunkt?

Solche Fragen gehören für uns genauso zur Konzeption wie das eigentliche Veranstaltungsprogramm.

Im Eingangsbereich führten wir die Gäste beispielsweise gezielt über die zentrale Treppe nach oben. Ein roter Teppich unterstützte diese Bewegung optisch und diente gleichzeitig der Schalldämmung. Beschilderung, Monitore, Pflanzen und Absperrsysteme ergänzten die Wegführung.

Ein gutes Raumkonzept sieht deshalb nicht nur auf einem Grundriss gut aus. Es muss mit Menschen funktionieren.

Räume dürfen ihre Funktion verändern

Besonders wichtig war bei diesem Projekt die Mehrfachnutzung einzelner Flächen.

Das obere Foyer diente zunächst als Empfangs- und Buffetbereich. Später wurde die Fläche während der laufenden Veranstaltung umgebaut. 36 Stehtische schufen einen neuen Treffpunkt für bis zu 144 Personen rund um den Mitternachtssnack.

Auch der Große Saal veränderte seinen Charakter: zunächst Show- und Diningroom, später Partybereich mit Tanzfläche vor der Bühne.

Dadurch konnten wir dieselben Quadratmeter im Verlauf des Abends unterschiedlich nutzen.

1.500 Gäste haben unterschiedliche Bedürfnisse

Nicht jeder Gast möchte den ganzen Abend mitten im Geschehen stehen.

Deshalb planten wir den Marsiliussaal bewusst als ruhigeren Gegenpol. Mit Loungegruppen, Sofas, Sesseln, Teppichen, Stehlampen und Pflanzen entstand ein warmer Rückzugsort für Gespräche.

Während in anderen Bereichen Programm oder Party stattfanden, konnten sich Gäste hier zurückziehen.

Für uns ist genau diese Differenzierung bei großen Veranstaltungen wichtig: Nicht jeder Raum muss dasselbe können.

Ablauf und Raum müssen zusammen gedacht werden

Parallel liefen im Erd- und Obergeschoss unterschiedliche Programmpunkte: Begrüßungen, Theater, Talkrunden, Siegerehrung, Buffet, Livemusik und Party. Damit sich trotzdem ein zusammenhängender Abend ergibt, müssen Programm, Gästeverteilung, Catering und Raumplanung miteinander verzahnt sein. Das ist der Unterschied zwischen einem Ablaufplan und einem Eventkonzept.

Fazit: Gute Konzeption macht Komplexität einfach.

Bei einem Event für 1.500 Gäste gibt es unzählige Einzelentscheidungen. Der Gast sollte diese Komplexität jedoch nicht spüren.

Er soll ankommen, sich orientieren können, Menschen treffen, Programmpunkte erleben und sich selbstverständlich durch die Veranstaltung bewegen.

Genau hier beginnt für uns CONCEPT.

Wir betrachten nicht nur einzelne Räume oder Programmpunkte, sondern entwickeln die Struktur, die alles miteinander verbindet.

Denn je größer ein Event wird, desto wichtiger ist eine Idee, die das Ganze zusammenhält.

Ihr plant ein Firmenjubiläum, Corporate Event oder eine Großveranstaltung? Wir entwickeln das Konzept, bevor wir über die einzelnen Details sprechen.

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