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Jubiläum
Eventmanagement für 1.500 Gäste: Was hinter einer Großveranstaltung im Gürzenich Köln steckt
Wie wir für ein Jubiläum mit 1.500 Gästen im Gürzenich Köln Planung, Dienstleister und Logistik koordinierten und das Konzept vor Ort zum Leben brachten.
Am Abend sehen die Gäste eine fertige Veranstaltung.
Sie sehen gedeckte Tische, Bühnen, Bars, Lounges, Floristik und ein Programm, bei dem viele unterschiedliche Bereiche selbstverständlich ineinandergreifen.
Was sie nicht sehen: die intensive Planung und Vorbereitung davor.
Für ein 70-jähriges Jubiläum mit rund 1.500 Gästen im Gürzenich Köln übernahmen wir große Teile der Planung, Koordination, Gestaltung und Umsetzung.
Ein Projekt dieser Größenordnung zeigt besonders gut, was professionelles Eventmanagement für uns bedeutet.
Denn je größer eine Veranstaltung wird, desto mehr Details, Gewerke, Menschen und Abläufe müssen zusammenspielen. Unsere Aufgabe ist es, diese Komplexität zu strukturieren und daraus einen Ablauf zu entwickeln, der sich für die Gäste am Ende ganz selbstverständlich anfühlt.
Denn genau das ist für uns gutes Eventmanagement: Im Hintergrund an alles denken, damit im Vordergrund ein besonderes Erlebnis entstehen kann.
Eventmanagement bedeutet, viele Gewerke zusammenzubringen
Eine Großveranstaltung besteht nicht aus einem Ablaufplan. Sie besteht aus sehr vielen Plänen, die gleichzeitig funktionieren müssen.
Location, Catering, Mobiliar, Floristik, Pflanzen, Teppich, Bühnen, Künstler, Akkreditierung, Beschilderung, Technik, Transporte sowie Auf- und Abbau mussten miteinander koordiniert werden.
Hinzu kamen mehrere Vor-Ort-Termine im Gürzenich, die Abstimmung mit Location und Dienstleistern sowie die detaillierte Planung von Akkreditierungsbereich, Werbematerialien und Umbauten während der Veranstaltung.
Genau hier liegt ein großer Teil unserer Arbeit: Wir halten die Fäden zusammen.
Gute Planung wird vor Ort konkret
Für den Aufbau gab es nicht einfach eine To-do-Liste, sondern detaillierte Zeitpläne.
Bereits am Vortag liefen im Gürzenich verschiedene Gewerke parallel: Der rote Teppich wurde verlegt, Möbel und Pflanzen angeliefert, Lounges eingerichtet, Stellwände aufgebaut und Bühnen für die Proben vorbereitet.
Am Veranstaltungstag folgten unter anderem Beschilderung, Vasen und Windlichter, Banner sowie die finalen Checks.
Wer liefert wann an? Wer benötigt welchen Zugang? Hat jedes Gewerk eine Ausnahmegenehmigung für das Ausladen? Was muss zuerst stehen, damit das nächste Gewerk arbeiten kann? Welche Bereiche müssen für Proben frei sein?
Das sind die Fragen, die darüber entscheiden, ob ein Aufbau funktioniert.
19 Uhr bedeutet nicht: Arbeit erledigt
Wenn die Gäste eintreffen, beginnt für uns die nächste Phase.
Während des laufenden Events mussten verschiedene Bereiche mehrfach verändert werden.
Nach einem Programmpunkt wurde beispielsweise ein Rednerpult entfernt. Im Kleinen Saal bauten wir das Bühnenbild für eine Talkrunde um. Später wurde die Bühne erneut für die Band verändert.
Der Eingangsbereich wurde im Laufe des Abends zum Ausgang umgebaut. Gegen 23 Uhr wurden im oberen Foyer Vasen und Windlichter umgesetzt, während sich die ehemalige Buffetfläche auf den Mitternachtssnack vorbereitete.
Während die Gäste feiern, läuft hinter den Kulissen also ein zweiter Ablaufplan.
Eine Großveranstaltung braucht Orientierung
Auch das Gästemanagement war Teil der Umsetzung.
Für den Einlass gab es unterschiedliche Wege für Gäste. Gäste, die nicht fotografiert werden wollten, erhielten spezielle Einlassbändchen. Beschilderungen führten unter anderem zu Garderobe und Toiletten.
Bei rund 1.500 Gästen können kleine Unklarheiten schnell zu großen Warteschlangen werden.
Deshalb denken wir auch scheinbar kleine Details mit. Wo stehen Schilder? Wo warten Gäste? Wo entstehen Kreuzungen? Wer kann bei Fragen helfen?
A propos Details: Ein Punkt, der unsere Arbeit auszeichnet. In unseren gesamten Leistungen legen wir viel Wert auf Details. Bei diesem Event fand sich die Jubiläumszahl „70“ so zum Beispiel auf dem Sichtbereich der Treppenstufen wieder. Diese besondere Zahl wurde somit für jeden Gast sichtbar. Nämlich bei jedem Schritt von der Garderobe nach oben.
Was Gäste nicht sehen, entscheidet über das Ergebnis
Zur Veranstaltung gehörten Packlisten, Aufbaupläne, Dienstleisterkoordination, Transporte, Proben, Crewbriefings, Umbauten und schließlich der komplette Abbau.
Nach dem Event mussten Stellwände, Dekoration, Teppiche, Möbel und Pflanzen wieder zurückgebaut beziehungsweise abgeholt und Mietfahrzeuge zurückgegeben werden.
Ein Event endet für uns als Agentur eben nicht mit dem letzten Programmpunkt.
Gute Eventorganisation fühlt sich leicht an.
Je größer eine Veranstaltung wird, desto mehr passiert hinter den Kulissen. Die Kunst besteht darin, dass die Gäste davon möglichst wenig mitbekommen. Sie sollen nicht sehen, dass gerade ein Bühnenbild umgebaut, ein Foyer neu eingerichtet oder der nächste Programmpunkt vorbereitet wird. Sie sollen erleben, dass der Abend funktioniert.
Genau das bedeutet EVENT für uns: Aus einem Konzept Realität machen, Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass aus hunderten Einzelaufgaben am Ende ein gemeinsames Erlebnis entsteht.
Ihr plant eine Großveranstaltung, ein Firmenjubiläum oder Corporate Event und sucht eine Agentur, die nicht nur plant, sondern auch umsetzt? Wir begleiten euch von der Vorbereitung bis zum letzten Abbau.
